ITAM (IT Asset Management) – Metodologia para Inventário de Ativos Tecnológicos

Conhecimento

Antes de aplicar a metodologia ITAM, é fundamental possuir conhecimentos prévios sobre:

• Fundamentos de TI: compreensão básica de hardware, software, redes e sistemas operacionais.
• Gestão de ativos: princípios de gestão de ciclo de vida de ativos.
• Compliance e regulamentação: normas e políticas relevantes (ex: GDPR, ISO 19770).
• Ferramentas de gestão de ativos: familiaridade com sistemas e software de ITAM.
• Análise de dados: capacidade de coletar, organizar e analisar dados de ativos.

Estrutura (Especialidades)

Para a condução da metodologia ITAM, são necessárias as seguintes competências e papéis:

Na EximiaCo (Consultoria):

• Consultor de ITAM: especialista em implementação e otimização de processos de gestão de ativos tecnológicos.
• Analista de TI: responsável por analisar e organizar dados de ativos.
• Especialista em Compliance: garante que a gestão dos ativos esteja em conformidade com as regulamentações.

Do lado do cliente:

• Gestor de TI: ponto focal para a coordenação interna e fornecimento de informações.
• Equipe de Infraestrutura: suporte técnico para integração e implementação.
• Equipe de Compras: assistência na análise de contratos e aquisições de ativos.

Recursos Necessários:

• Sistema de gestão de ativos de TI (software ITAM).
• Documentação de políticas e procedimentos atuais.
• Acesso aos dados de ativos de TI (inventário, contratos, licenças).
• Ambiente de testes para implementação de soluções.

Método

Nível Básico

1. Formação de um Enabling Team
   • a. Seleção de membros chave da EximiaCo e do cliente.
   • b. Definição de papéis e responsabilidades.
   • c. Planejamento inicial e definição de objetivos.
2. Inventário de Ativos
   • a. Coleta de dados existentes sobre ativos de TI.
   • b. Verificação e validação de informações.
   • c. Organização dos dados em um inventário centralizado.
3. Desenvolvimento de Políticas e Procedimentos
   • a. Criação de políticas básicas de gestão de ativos (aquisição, utilização).
   • b. Definição de procedimentos operacionais padrão.
4. Treinamento da Equipe
   • a. Treinamento básico para a equipe sobre as políticas e procedimentos definidos.
   • b. Capacitação para o uso inicial das ferramentas de ITAM.

O esforço estimado para a conclusão do nível básico é de 3 a 6 meses.

Nível Intermediário

1. Formação de um Enabling Team
   • a. Seleção de membros chave da EximiaCo e do cliente.
   • b. Definição de papéis e responsabilidades.
   • c. Planejamento inicial e definição de objetivos.
2. Inventário de Ativos
   • a. Coleta de dados existentes sobre ativos de TI.
   • b. Verificação e validação de informações.
   • c. Organização dos dados em um inventário centralizado.
3. Avaliação e Classificação de Ativos
   • a. Análise do valor e criticidade dos ativos.
   • b. Classificação conforme categorias definidas (hardware, software, licenças, etc).
   • c. Identificação de ativos subutilizados ou redundantes.
4. Desenvolvimento de Políticas e Procedimentos
   • a. Criação de políticas de gestão de ativos (aquisição, utilização, descarte).
   • b. Definição de procedimentos operacionais padrão.
   • c. Estabelecimento de critérios de compliance e auditoria.
5. Implementação de Ferramentas de ITAM
   • a. Seleção e configuração de software de ITAM.
   • b. Integração com sistemas existentes.
   • c. Treinamento da equipe para utilização das ferramentas.
6. Monitoramento e Relatórios
   • a. Configuração de dashboards e relatórios de monitoramento.
   • b. Análise contínua de dados de ativos.
   • c. Comunicação regular de status e indicadores para stakeholders.

O esforço estimado para a conclusão do nível intermediário é de 6 a 9 meses.

Nível Completo

1. Formação de um Enabling Team
   • a. Seleção de membros chave da EximiaCo e do cliente.
   • b. Definição de papéis e responsabilidades.
   • c. Planejamento inicial e definição de objetivos.
2. Inventário de Ativos
   • a. Coleta de dados existentes sobre ativos de TI.
   • b. Verificação e validação de informações.
   • c. Organização dos dados em um inventário centralizado.
3. Avaliação e Classificação de Ativos
   • a. Análise do valor e criticidade dos ativos.
   • b. Classificação conforme categorias definidas (hardware, software, licenças, etc).
   • c. Identificação de ativos subutilizados ou redundantes.
4. Desenvolvimento de Políticas e Procedimentos
   • a. Criação de políticas de gestão de ativos (aquisição, utilização, descarte).
   • b. Definição de procedimentos operacionais padrão.
   • c. Estabelecimento de critérios de compliance e auditoria.
5. Implementação de Ferramentas de ITAM
   • a. Seleção e configuração de software de ITAM.
   • b. Integração com sistemas existentes.
   • c. Treinamento da equipe para utilização das ferramentas.
6. Monitoramento e Relatórios
   • a. Configuração de dashboards e relatórios de monitoramento.
   • b. Análise contínua de dados de ativos.
   • c. Comunicação regular de status e indicadores para stakeholders.
7. Otimização Contínua
   • a. Revisão periódica de políticas e procedimentos.
   • b. Atualização de inventário e reclassificação de ativos conforme necessário.
   • c. Implementação de melhorias identificadas através de feedback e análise de dados.

O esforço estimado para a conclusão do nível completo é de 9 a 12 meses.

Indicadores

• Precisão do inventário: percentual de ativos corretamente identificados e registrados.
• Conformidade com políticas: número de ativos em conformidade com as políticas definidas.
• Utilização de ativos: taxa de utilização dos ativos de TI.
• Custo total de propriedade (TCO): análise de custos ao longo do ciclo de vida dos ativos.
• Retorno sobre o investimento (ROI): valor gerado em relação ao investimento em ativos de TI.

Governança

A governança do ITAM será mantida através de:

• Reuniões regulares: encontros quinzenais entre a equipe da EximiaCo e o cliente para revisão de progresso e ajustes.
• Auditorias periódicas: revisões trimestrais para garantir conformidade com políticas e regulamentos.
• Relatórios de status: envio mensal de relatórios detalhados sobre o estado dos ativos e indicadores de desempenho.
• Feedback contínuo: mecanismos de feedback para captura e implementação de sugestões de melhoria.

Conclusão e Fase-out

Os principais entregáveis da consultoria incluem:

• Inventário centralizado de ativos de TI: documento completo e validado.
• Políticas e procedimentos de ITAM: conjunto de documentos detalhando normas e práticas.
• Ferramenta de ITAM implementada: software configurado e operacional.
• Relatórios de monitoramento: dashboards e relatórios configurados.

O fase-out incluirá uma reunião final de entrega, onde todos os documentos e relatórios serão apresentados, juntamente com um plano de continuidade para o cliente manter a gestão de ativos de TI de forma autônoma.