Conhecimento
Para aplicar adequadamente esta metodologia, é fundamental que todos os envolvidos entendam:
- Princípios de gestão de projetos (PMBOK)
- Metodologias ágeis (Kanban)
- Ferramentas de BI e análise de dados (Power BI, Tableau)
- Ferramentas de governança (COBIT, ITIL)
- Conceitos de planejamento estratégico e indicadores-chave de desempenho (KPIs)
- Ferramentas de gerenciamento de projetos (MS Project, Jira)
Estrutura (Especialidades)
Competências e Papéis Necessários
- Consultoria (EximiaCo):
- Gestor de Projetos: Responsável pelo planejamento e coordenação das atividades.
- Especialista em Governança: Assegura a implementação das práticas de governança.
- Arquiteto de Soluções: Alinha a arquitetura de TI com os objetivos estratégicos.
- Especialista em BI: Auxilia na definição e monitoramento dos KPIs.
- Engenheiro de Software: Implementa soluções tecnológicas conforme planejado.
- Cliente:
- Patrocinador Executivo: Garante o alinhamento estratégico e suporte necessário.
- Gerente de TI: Facilita a comunicação entre a consultoria e a equipe interna.
- Equipe de TI: Participa da execução e implementação das soluções.
- Analistas de Negócios: Auxiliam na definição dos requisitos e KPIs.
Recursos Necessários
- Ferramentas de gestão de projetos (MS Project, Jira)
- Plataformas de BI (Power BI, Tableau)
- Ferramentas de colaboração (Microsoft Teams, Slack)
- Acesso a dados e sistemas relevantes do cliente
- Tempo dedicado dos principais stakeholders
Método
Macro Etapas do Processo
- Formação de um Enabling Team:
a. Constituir um time multifuncional com representantes da consultoria e do cliente. - Diagnóstico Inicial:
a. Coleta de informações sobre os processos e sistemas atuais.
b. Entrevistas com stakeholders para identificar necessidades e expectativas.
c. Análise de dados para entender o estado atual e identificar áreas de melhoria. - Definição do Plano de Ação:
a. Estabelecimento dos objetivos estratégicos e alinhamento com o plano de negócios.
b. Identificação de atividades críticas e definição de entregáveis.
c. Criação de cronograma detalhado e alocação de recursos. - Definição e Implementação dos KPIs:
a. Seleção dos indicadores-chave de desempenho relevantes.
b. Configuração das ferramentas de BI para monitoramento constante.
c. Treinamento da equipe do cliente para interpretação dos KPIs. - Execução do Plano de Ação:
a. Implementação das soluções tecnológicas conforme o plano.
b. Monitoramento contínuo do progresso e ajuste de atividades conforme necessário.
c. Relatórios regulares e reuniões de acompanhamento. - Governança e Acompanhamento:
a. Estabelecimento de um comitê de governança para supervisão contínua.
b. Revisões periódicas de progresso e ajustes estratégicos.
c. Comunicação contínua com todos os stakeholders.
Esforço e Duração
A duração estimada para a conclusão dos trabalhos varia de 6 a 12 meses, dependendo da complexidade do projeto e da disponibilidade de recursos. O esforço envolve uma dedicação contínua da equipe de consultoria e do cliente, com foco principal nas fases de diagnóstico e execução do plano de ação.
Exemplo de Aplicação Prática
IInternamente, a EximiaCo aplicou essa metodologia no desenvolvimento do planejamento estratégico e na construção e desdobramento do planejamento comercial. Isso ajudou a empresa a alinhar suas operações com seus objetivos de longo prazo, garantindo que todos os esforços fossem direcionados para metas estratégicas claras.
Indicadores
Principais Indicadores de Progresso
- Percentual de atividades concluídas conforme o cronograma
- Desvios de prazo e orçamento
- Taxa de adoção das novas soluções tecnológicas
- Performance dos KPIs definidos (ex. tempo de resposta, nível de satisfação do cliente)
- Redução de incidentes e problemas reportados
Governança
Estrutura de Governança
Para assegurar a governança efetiva:
- Comitê de Governança: Inclui representantes da alta administração do cliente e da consultoria, responsável pela supervisão estratégica.
- Reuniões Semanais: Revisão do progresso e resolução de problemas.
- Relatórios Mensais: Documentação detalhada do progresso, desafios e ajustes necessários.
- Ferramentas de Governança: Utilização de ferramentas como Power BI para monitoramento dos KPIs e MS Project para acompanhamento das atividades.
Conclusão e Fase-out
Principais Entregáveis
- Relatório Final de Projeto: Documenta todas as atividades realizadas, resultados alcançados e lições aprendidas.
- Plano de Sustentação: Orientações para a continuidade das práticas implementadas.
- Treinamento e Transferência de Conhecimento: Capacitação da equipe do cliente para manutenção e evolução das soluções.
Rito de Entrega
- Apresentação Final: Reunião com todos os stakeholders para apresentação dos resultados e próximos passos.
- Feedback e Melhoria Contínua: Coleta de feedback e plano para futuras melhorias.
Superação de Desafios
Durante a implementação desta metodologia, a EximiaCo enfrentou desafios como mudança de cultura e manutenção do foco devido às atividades rotineiras. Estes desafios foram superados através de um bom planejamento, envolvendo as pessoas na construção do plano, definindo datas e responsáveis, e utilizando placas de controle para monitorar o progresso em relação aos objetivos estabelecidos.
Além disso, ao invés de usar ferramentas robustas como Power BI e MS Project para projetos mais complexos, foram utilizadas ferramentas mais simples, como Excel e dashboards criados com Python via notebooks, para facilitar o acompanhamento e a análise de dados.
