A eficiência de fluxo é uma métrica que mede a proporção do tempo durante o qual um item de trabalho, uma user story por exemplo, é ativamente trabalhado em relação ao tempo total que leva desde o início até a conclusão. Essa métrica é fundamental para identificar o tempo produtivo em contraste com o tempo de espera ou inatividade.
Contexto
Em desenvolvimento de software, frequentemente para aumentar a entrega de um time considera-se aumentar o número de desenvolvedores. Isso ocorre porque intuitivamente as lideranças tendem a focar na etapa de codificação como problema de produtividade. No entanto, esta visão pode negligenciar o fato de que a codificação é apenas uma entre várias etapas necessárias para entregar um produto de software. Mais ainda, dada a natureza intelectual e complexa do desenvolvimento de software, frequentemente as etapas que envolvem esperas ou “tempo em fila” representam uma parcela substancial do ciclo total de trabalho — não raramente, estas esperas podem compor mais de 70% do tempo total. Portanto, para uma abordagem verdadeiramente custo-efetiva e visando a otimização dos processos de analisar e entender o fluxo de trabalho completo.
Aplicabilidade
Utilizar a eficiência de fluxo permite às equipes de desenvolvimento de software medir e melhorar a agilidade e a resposta do processo de desenvolvimento. Ao focar em reduzir o tempo de inatividade e maximizar o trabalho ativo, as equipes podem entregar produtos mais rapidamente e com maior qualidade.
Exemplos práticos
Considere um time de desenvolvimento que tenha em seu processo as etapas de backlog, Em análise, pronto para desenvolvimento, em desenvolvimento, pronto para teste, em teste, pronto para produção e em produção.
Etapa | Classificação | Tempo (horas) |
---|---|---|
Em análise | Work time | 8 |
Pronto para desenvolvimento | Queue time | 30 |
Em desenvolvimento | Work time | 24 |
Pronto para teste | Queue time | 16 |
Em teste | Work time | 10 |
Pronto para produção | Queue time | 40 |
- Tempo de Trabalho Efetivo: É a soma dos tempos nas etapas “Em análise” (8 horas), “Em desenvolvimento” (24 horas) e “Em teste” (10 horas).
- Tempo Total no Sistema: É a soma dos tempos em todas as etapas listadas na tabela (exceto “Backlog” e “Produção”).
Analogias e Metáforas
Imagine um revezamento em uma corrida de bastão, onde cada corredor representa uma etapa do processo. O objetivo é passar o bastão (a tarefa) de um corredor para o outro tão suavemente e rapidamente quanto possível. Se um corredor está pronto para correr mas precisa esperar o bastão chegar, isso é tempo perdido, assim como nas etapas de um processo onde as tarefas ficam esperando para serem trabalhadas. A eficiência de fluxo nesse cenário é alta quando o bastão é passado rapidamente entre os corredores sem atrasos, permitindo que a equipe (o processo) alcance a linha de chegada (a conclusão da tarefa) no menor tempo possível.
Importância
A importância do conceito de eficiência de fluxo em processos, especialmente em contextos como desenvolvimento de software reside em vários pontos:
- Redução de Custos: Um fluxo eficiente minimiza tempos de espera e inatividade, reduzindo os custos associados ao desperdício de recursos e tempo. Isso inclui custos de mão de obra, utilização de espaço e oportunidades perdidas. Além disso, o código que fica parado em etapas intermediária demorando a ser integrado na branch principal se torna mais sujeito a conflitos e dependendo da complexidade do conflito pode exigir merges manuais que são demorados e sujeito a bugs.
- Aumento da Produtividade: Ao otimizar o fluxo de trabalho, mais tarefas são concluídas em menos tempo. Isso não só melhora a produtividade geral, mas também aumenta a capacidade de produção ou entrega sem necessariamente aumentar a quantidade de desenvolvedores.
- Satisfação do Cliente: A capacidade de completar tarefas de maneira mais rápida e confiável leva a tempos de resposta mais curtos e maior satisfação do cliente, o que é crucial em mercados competitivos. Ciclos curtos tendem a tornar o processo mais assertivo com funcionalidades que realmente atende a necessidades dos usuários.
- Flexibilidade e Resposta Rápida: Um sistema com eficiência de fluxo elevada pode se adaptar mais rapidamente a mudanças nas demandas ou condições de mercado, permitindo respostas ágeis a novas oportunidades ou desafios.
Limitações e Críticas
A implementação de uma indicador de eficiência de fluxo exige algumas premissas importantes:
- Necessidade de Sistemas de Gestão: Para medir a eficiência de fluxo, as organizações precisam implementar sistemas de gestão que possam monitorar de perto e controlar o movimento das tarefas através das diversas etapas do processo., como por exemplo, Azure Devops ou Jira.
- Instrumentação Adequada para Metrificação: Normalmente as ferramentas de gestão não possuem de maneira nativa os recursos necessários para instrumentar de maneira adequada os tempos em cada etapa do processo. Isso geralmente requer a instalação de ferramentas adicionais ou plugins. Na EximiaCo utilizamos o Follow the Code como solução para coletar as métricas de engenharia, inclusive o tempo nas etapas de trabalho.
- Classificação Correta das Etapas: A eficiência de fluxo depende fortemente da correta identificação e classificação das etapas de um processo. Erros na definição de etapas podem levar a análises inadequadas e otimizações que não refletem as necessidades reais do processo.
- Dependência da Equipe: A movimentação eficiente dos itens através das etapas requer não apenas sistemas automatizados, mas também a participação ativa da equipe. Isso implica que todos os membros da equipe estejam bem treinados e alinhados com os objetivos de eficiência. A falta de treinamento adequado ou a resistência à mudança podem comprometer significativamente a eficácia desses esforços.
Perguntas frequentes (FAQs)
Pergunta 1: Como calcular a eficiência de fluxo? R: A eficiência de fluxo é calculada dividindo o tempo de trabalho pelo tempo total (tempo em fila + tempo de trabalho) multiplicado por 100 para obter uma porcentagem.
Pergunta 2: Eficiência de fluxo é relevante apenas em Kanban? R: Embora seja particularmente relevante em Kanban devido à sua ênfase em visualização e fluxo, essa métrica pode ser adaptada para qualquer fluxo de trabalho independente da metodologia.